Les fiches de poste éclairent le travail de chaque salarié

Outil de dialogue et de gestion entre un salarié et le responsable de son unité, la fiche de poste est utilisée dans le cadre du recrutement interne. Mais elle sert également à détecter les compétences de chacun et les besoins en formation...

« La fiche de poste décrit les missions et activités qui incombent à un agent dans une structure donnée (service, unité...). Elle précise sa situation au sein de cette structure : situation fonctionnelle, positionnement hiérarchique, responsabilités exercées, spécificités (déplacements, horaires...) », indique le CEDIP, service à compétence nationale du ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement, rattaché au service des emplois et des compétences. « Les fiches de poste sont traditionnellement utilisées dans le cadre du recrutement interne des agents. Mais cette utilisation n'est pas la seule possible et, en fonction des informations qui les constituent, elles peuvent être le support de nombreux suivis en matière de gestion des agents, de leurs compétences, de leur professionnalisation... »

« Le premier intérêt à travailler dans une réflexion de type GPEC (gestion prévisionnelle de l'emploi et des compétences), c'est d'abord de pouvoir analyser la situation aujourd'hui. Quelles compétences ont mes salariés par rapport aux besoins de mon entreprise ? Que font-ils bien ? Et ce qu'ils font moins bien... est-ce un problème de compétences ou de volonté ?, explique Christine Fali, responsable du cabinet Fali, à Le Thor (Vaucluse), formatrice et conseillère depuis 22 ans. À partir d'entretiens individuels, on repositionne chacun des personnels dans son poste. Ensuite, on essaie de prévoir les besoins à quelques mois, ou mieux à un, deux, voire cinq ans... Les questions à se poser sont nombreuses, parmi lesquelles : Y a-t-il quelqu'un, en interne, à qui l'on peut déléguer (lors d'une absence prévisible) ? Comment préparer une transmission des savoirs et des expériences (un départ à la retraite ou en cas d'accident) ? Quelles motivations, quelles envies mes salariés ont-ils pour évoluer ? Faut-il en plus recruter ? Si oui, dans quels profils ? Dans l'idéal, on recommence tous les ans. Travailler ainsi permet de ne pas réagir à chaud. Agir au pied levé ou juste pour l'année à venir donnera des réponses dispersées. Le court terme n'est pas bon conseiller, et il n'est plus possible de se fier juste à sa mémoire. Autre avantage : quand on demande d'exécuter une tâche, on croit se faire comprendre, or chacun ne donne pas le même sens aux mêmes mots. Grâce aux fiches de poste, le travail est mieux concerté et bien cerné, les tâches mieux comprises. On est sûr qu'on parle le même langage, que chacun est à sa place... Cela responsabilise, donne de l'autonomie, et va jusqu'à améliorer la cohésion d'équipe. »

Souplesse de l'outil

À CHAQUE SALARIÉ UNE FICHE

La fiche de poste est une base mais elle ne rentre pas dans un cadre obligatoire. Elle est différente d'une entreprise à une autre, d'un salarié à un autre. Ce n'est pas une fiche « métier » qui décrit l'architecture et différencie les métiers agricoles dans les codes ROME (répertoire opérationnel des métiers et des emplois) car dans une entreprise, un même salarié peut effectuer des tâches définies dans plusieurs fiches ROME. De plus, une fiche de poste n'est jamais figée dans le temps.

Par ailleurs, elle ne s'intéresse pas qu'aux employés permanents. Elle est également intéressante pour un apprenti et va au-delà du livret de stage en informant sur ce qu'il va apprendre concrètement et en illustrant son évolution. Elle devient un outil de dialogue avec le tuteur et avec le formateur. Dans l'idéal, elle sera signée par le centre de formation.

Document clair et concerté

POUR PARLER LE MÊME LANGAGE

Pourquoi rédiger une fiche de poste pour chaque salarié ? « Surtout parce qu'on n'a pas tous la même vision, la même définition du travail, la même appréciation pour indiquer où commence et où finit une tâche, affirme Christine Fali. Avec une fiche de poste claire et concertée, on se met d'accord sur ce qu'on attend du salarié. Par exemple, indiquer la tâche “planter les arbres” peut être compris juste par “il faut placer les arbres dans les trous”. Par contre, si le profil du salarié le permet, la fiche pourra préciser : “planter les arbres et effectuer l'analyse de sol pour s'assurer du bon choix de végétal et de la bonne exposition”. »

Une fiche de poste peut être très lisible, en particulier sous la forme d'un tableau. Pour un ouvrier, elle peut d'abord indiquer successivement les activités de production (par ordre de priorité ou d'intérêt, en détaillant l'amplitude de la tâche). Une colonne précise, si c'est le cas, ses rôles en matière de sécurité, et si le salarié connaît les chapitres du document unique (DU) qui le concerne, s'il l'applique ou non. Une autre colonne fait le point sur les compétences requises pour chaque activité, avec identification de celles qu'il possède, et celles qu'il serait souhaitable d'acquérir pour remplir correctement cette tâche. Les projets et souhaits de formation sont ensuite notifiés, datés par sujet et priorité. Pour tel autre ouvrier, on indiquera s'il assure des activités d'encadrement. Un paragraphe peut préciser des missions annexes : par exemple en cas de travail sur d'autres sites que celui de l'entreprise. Une mention indique si le salarié pourra être amené à former d'autres salariés, et si oui pour quelles tâches. Par précaution, une phrase peut préciser clairement : « M. X pourra être amené à effectuer toutes tâches qui pourraient être demandées en fonction des besoins de l'entreprise. » Au final, l'essentiel du travail est formalisé par un accord.

Discuter et corédiger

POUR DONNER DE LA VALEUR AU SALARIÉ

« Quand on établit sérieusement les fiches de poste, on se laisse vite interpeller. On croyait bien connaître tout, et tout le monde, or on découvre qu'il peut manquer des compétences par rapport aux tâches à effectuer ou aux métiers qui évoluent. Par exemple, le départ à la retraite d'employés spécialisés dans une pépinière oblige à regarder qui va savoir ou pouvoir greffer ? Il devient très important d'anticiper. On peut aussi avoir la surprise de découvrir des compétences que l'on ne savait pas détenues par son personnel, explique Christine Fali. Dès qu'il y a plus de dix salariés, il est judicieux d'indiquer la place de chacun dans l'organigramme... Souvent, ce n'est pas fait. Or on peut avoir, là encore, des visions très différentes sur qui est le chef de qui... C'est aussi clarifier des points essentiels comme : Qui est responsable de qui ? Qui doit recevoir les ordres de qui ? notamment pour éviter les conflits et les consignes contradictoires, sources de perte de repères et d'énergie, de démotivation, de perte de temps. La clarté permet aussi une meilleure relation et considération entre tous. »

Attention : pour qu'elle soit utile, perdure et ait de l'avenir, une fiche de poste doit être réfléchie et rédigée avec le salarié. On ne fait pas signer un document prérempli par le seul employeur. Pour l'entreprise, il s'agit d'un document signé qui engage. Et c'est une base de discussion. « Corédiger une fiche de poste, c'est aussi l'occasion d'accorder du temps à son/ses salariés, c'est lui/leur accorder de la valeur, c'est adopter un autre type de management que le classique management hiérarchique ou directif », ajoute Christine Fali. Or, si le chef d'entreprise n'a ni le temps, ni la fibre de travailler ainsi, il peut se faire aider par des consultants spécialisés.