ImprimerCe logiciel de gestion commerciale permet de tenir compte des habitudes de chaque client. Il compare les coûts d'expédition des transporteurs.
La société Amphora est née de la rencontre d'un informaticien, Bernard Asensio, et d'une quinzaine de vignerons bourguignons. C'était au milieu des années 80 et les ordinateurs faisaient leur entrée dans les exploitations. Les compétences en informatique de l'un ont été confrontées aux besoins concrets des autres : il en résulte un logiciel facile d'accès et surtout très évolutif.
Avant d'effectuer le paramétrage du logiciel, le client explique précisément au formateur d'Amphora - un salarié permanent de la société - comment il travaille. Cet état des lieux permet d'écarter ce qui est inutile, pour coller au mieux à son fonctionnement. Le fichier clients laisse une large place à la gestion individuelle des acheteurs, de façon à optimiser la relation et la pertinence des actions commerciales.
Il autorise l'insertion d'observations sur les clients, des consignes de préparation de commande et des consignes au transporteur. Cette possibilité est précieuse, car ces indications réapparaîtront automatiquement, en cascade, sur le bon de préparation de la commande et sur le bon d'expédition. Et si le vigneron change ponctuellement le texte (livrer uniquement après 16 h, par exemple), la consigne initiale réapparaîtra lors de la commande suivante. La saisie de la commande présente, elle aussi, une grande souplesse. Il est ainsi facile de changer un prix ou d'appliquer des taux de remise différents de ceux rentrés lors du paramétrage. L'une des grandes originalités du logiciel réside dans le calcul automatique des différents coûts d'expédition selon le transporteur. Au préalable, il faut bien sûr insérer les tarifs de chaque transporteur. Cette fonction est utile lorsqu'on a un client au téléphone : on peut alors être réactif et répondre de manière exhaustive à sa demande, en minimisant le coût global de la bouteille. Bien souvent, on se limite à un seul transporteur, qu'on estime le plus performant sur l'ensemble du territoire, faute de temps pour comparer les coûts.
L'accès aux statistiques par client, par pays, ou encore par produit est particulièrement soigné. La lecture des résultats est simple et rapide : les évolutions positives sont de couleur verte, les négatives de couleur rouge. Le vigneron obtient ainsi rapidement les données pour analyser l'évolution des achats de ses clients.
La gestion automatique des stocks intègre différents modes de fonctionnement. Pour les vignerons disposant d'un dépôt, le logiciel permet une sortie des stocks du chai, sans que cela apparaisse dans la déclaration récapitulative mensuelle (DRM). Tous les documents utiles pour les diverses formalités se remplissent seuls au gré des mouvements (entrée de bouteilles, ventes, mises en dépôt, etc.). Les liens avec le logiciel de comptabilité sont automatiques. Selon l'écriture à enregistrer, le système propose plusieurs modes de saisie : libre, factures et avoirs, paiements et encaissements. Malgré toutes ces qualités, on peut regretter le manque de convivialité de l'écran noir du logiciel et son fonctionnement sous Dos. Pas de souris, pas de présentation graphique. Mais en 2005, ce logiciel sera réécrit pour Windows.
