Pour que la commission de conciliation puisse être saisie, cinq conditions doivent être remplies :
- les dégâts concernent un minimum de 400 plants et 10 % de la plantation ;
- la parcelle est en première ou en deuxième feuille, l'idéal étant d'intervenir avant le premier hiver ;
- le vigneron et le pépiniériste se sont déjà rencontrés une première fois pour constater, sur place, les problèmes et essayer de trouver un arrangement ;
- ils sont tous les deux d'accord pour faire intervenir la commission ;
- ils n'ont entrepris aucune action judiciaire.
Les deux parties adressent alors une demande commune à la délégation régionale de l'Onivins, accompagnée d'un descriptif des difficultés rencontrées et d'une identification de la parcelle et des plants.
- L'Onivins contacte les membres de la commission qui se déplacent ensemble sur le terrain avec le vigneron et le pépiniériste concernés.
- La commission délibère sur place, rend un avis et propose un arrangement verbalement, puis dans un compte-rendu écrit transmis aux deux parties.