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Le minimum est de faire visiter la cave et le vignoble. Et de proposer une dégustation de différents millésimes ; Pensez aussi à des démonstrations de travaux, de savoir-faire artisanal… La prise en charge des enfants est également un plus.
1. Activez votre fichier client
Organiser une journée « portes ouvertes » c'est l'occasion de rencontrer sa clientèle chez soi. Invitez-la par courrier, trois semaines à l'avance, ou par mail, quinze jours avant. La première solution, la plus coûteuse, génère davantage de retombées. La seconde est plus économique, mais elle a moins d'impact. Elle est toutefois intéressante pour contacter la clientèle étrangère.
Qui invite-t-on ? La clientèle particulière, les professionnels (restaurateurs, cavistes…) et des personnes qui sont en contact avec le public comme le personnel des offices de tourisme.
Pour attirer le maximum de monde, « déposez des tracts chez les commerçants, les restaurateurs du coin… Insérez un communiqué dans la presse locale », indique Jean-Claude Belanger. Détaillez le programme de la journée. Cinq jours avant, faites une piqûre de rappel par mail.
2. Bâtissez des partenariats
Mettez à contribution traiteurs et autres restaurateurs de votre entourage ! « Ils peuvent préparer un repas ou des amuse-bouches sur place, le jour des portes ouvertes, conseille Benoît Escoffier. Si votre caveau est trop petit, ils peuvent recevoir vos clients à déjeuner dans leur établissement, leur faire déguster vos vins et proposer un menu adapté. »
Même combat avec les hôteliers, les propriétaires de gîtes et de chambres d'hôtes. Associez-les à votre invitation, en leur proposant d'offrir des remises sur les nuitées.
3. Choisissez la bonne période
Novembre et décembre sont des mois tout indiqués : « Les clients préparent leurs cadeaux de Noël, observe Jean-Claude Bellanger. Puis au printemps, les citadins ont envie de s'évader de la ville. Le nouveau millésime est à la vente. C'est le moment de le présenter. » Troisième période intéressante : les deux mois d'été avec leur flux de touristes.
Quelle que soit la période que vous choisirez, Benoît Escoffier recommande d'étaler l'événement sur un week-end pour être plus attractif. De son côté, Didier Gonthier, directeur du syndicat des côtes-de-bourg, conseille de le renouveler tous les ans à date fixe afin qu'une habitude s'installe.
4. Soyez fin prêt le jour J
« Organisez-vous à l'avance, insiste Jean-Claude Belanger. Vous devez disposer d'un stock de bouteilles accessibles dans les différents millésimes à la vente. Préparez des cartons d'une même référence et des panachages de bouteilles par couleurs ou par millésimes, des coffrets cadeaux… » Pensez aux conditions d'expédition de manière à répondre rapidement aux visiteurs. Entourez-vous d'une petite équipe : vos salariés, des membres de votre famille, des proches… Définissez à l'avance le poste de chacun. Prévoyez des verres, des crachoirs et des bouteilles d'eau en nombre. Pensez à des sièges pour le confort de vos visiteurs, à des fleurs pour la décoration… ces détails ont leur importance. Autres éléments à prévoir : une signalétique performante et un stationnement adéquat.
5. Prévoyez des animations
Le minimum est de faire visiter la cave et le vignoble s'il se trouve à proximité. Et de proposer une dégustation de différents millésimes. « Evitez les commentaires techniques, considère Jean-Claude Bellanger. Il est préférable de parler de soi, de son histoire, de son expérience afin de personnaliser la visite. » « C'est aussi l'occasion de faire découvrir la dernière chambre d'hôtes, la dernière plantation… », complète Didier Gonthier.
Si vous avez de la place, accueillez une exposition, un concert, un artisan, un conteur… Programmez ces animations à des moments précis pour rythmer la journée. Pensez aussi à des démonstrations de travaux, de savoir-faire artisanal…
La prise en charge des enfants est un plus. Elle doit être annoncée dans l'invitation. Prévoyez une personne pour s'occuper d'eux. Autre suggestion : offrez un repas ou un buffet contre une participation.
6. Sachez que l'union fait la force
Les portes ouvertes réalisées à l'échelle d'une appellation ou d'un groupe de vignerons attirent davantage de monde que celles réalisées isolément. Le syndicat des côtes-de-bourg, qui organise une manifestation de ce type en mai depuis dix-sept ans, communique à grande échelle : publicité dans la presse locale, affichage sur Abribus, achat d'espace sur internet… Cette année, il affecte 30 000 euros à son plan média. « Nous recevons près de 10 000 personnes sur le week-end, estime Didier Gontier. En plus des animations dans les domaines, nous organisons des randonnées dans le vignoble, des ballades à VTT… qui séduisent un large public. » Tout cet ensemble concourt à attirer du monde.
7. Récupérez les coordonnées des visiteurs
Imaginez une tombola ou un jeu concours avec des lots de bouteilles à gagner en demandant aux visiteurs de remplir un bulletin de participation. Les adresses que vous obtiendrez s'ajouteront à votre fichier client.
Le Point de vue de
Renaud Suchet, responsable de la société commerciale des caves Richemer à Marseillan (Hérault)
« Nous bâtissons notre programme d'animation en février »
Renaud Suchet, responsable de la société commerciale des caves Richemer à Marseillan (Hérault)
« Nos trois caveaux de vente se trouvent dans des zones touristiques. En 2009, nous avons décidé de dynamiser nos ventes dans ces magasins.
Tous les samedis, nous organisons des journées portes ouvertes d'avril à décembre. En avril, nous présentons le millésime, en juillet nous organisons des visites guidées de la cave d'une heure et des initiations à la dégustation… Cette année, nous prévoyons une journée à thème par mois. Nous proposerons des dégustations de nos vins avec d'autres spécialités comme les fromages de Lozère. Lors de nos journées portes ouvertes, nous faisons des promotions sur des produits cibles, du type la sixième bouteille offerte. A chaque fois, nous faisons paraître deux insertions publicitaires dans la presse locale une semaine avant. Nous effectuons également des annonces sur RTL 2. Nous publions le calendrier de nos manifestations au dos de nos tarifs. Le programme d'animation et de promotion se décide en février. Nous investissons 5 000 à 6 000 euros par an dans l'organisation de ces journées. Résultat, le chiffre d'affaires de nos caveaux augmente. »
