Six conseils pour bien organiser votre équipe

Des salariés bien managés sont plus efficaces. Il y a moins de risques d'erreurs ou d'oublis et de perte de temps. Autant d'atouts pour maîtriser les coûts et améliorer la qualité.

1. Mettez à plat les missions de chacun

« Faire le point sur l'organisation du travail au sein de l'entreprise s'impose lors du recrutement d'un salarié ou de l'arrivée d'un associé pour bien intégrer ce nouveau venu », souligne Emmanuelle Rousseaux, du CER France Gironde. C'est aussi une démarche utile si vous mettez en place une certification, ou encore si vous cherchez à améliorer les performances de votre entreprise. Dans tous les cas, il faut commencer par définir qui fait quoi. « Un outil très simple est le tableau à double entrée. Pour le construire, vous listez d'un côté toutes les tâches à accomplir à la vigne, au chai et au bureau. De l'autre, vous listez les personnes de l'équipe et vous indiquez à quelles tâches elles participent », explique Laurent Brault, qui accompagne les réflexions sur l'organisation du travail dans le cadre de la démarche de certification Qualenvi.

2. Établissez les responsabilités

Préciser les responsabilités pour chaque tâche et le faire savoir à l'ensemble des collaborateurs clarifie la position de chacun et évite l'apparition de problèmes relationnels. « Lorsque le vigneron n'accompagne pas son équipe à chaque fois, il est utile de déterminer lequel des salariés peut prendre une décision à sa place en cas d'imprévu », précise Julien Mallon, du CER France Maine-et-Loire.

Cela évite aussi que certaines tâches ne soient pas effectuées. « Par exemple, vous pouvez déterminer qui a la charge de l'entretien du tracteur, sans attendre une panne pour constater que personne ne s'en est occupé », poursuit-il.

3. Déléguez, vous gagnerez du temps

« Si vous améliorez l'autonomie de vos salariés, vous aurez moins besoin de les encadrer et vous pourrez vous consacrer plus sereinement à vos propres missions », relève Julien Mallon.

Ainsi, au lieu de prendre en charge le réglage du pulvérisateur à chaque traitement, vous pouvez prévoir de former votre salarié à cette tâche. Il appréciera d'être responsabilisé.

De votre côté, vous gagnerez du temps et de la disponibilité d'esprit. « Pour bien piloter une entreprise, il ne faut pas être au taquet tout le temps, mais pouvoir se poser, prendre du recul et anticiper les chantiers à venir », rappelle Emmanuelle Rousseaux.

4. Transmettez des consignes claires

Si les tâches sont définies précisément à l'avance, vous n'avez plus besoin de donner des consignes détaillées à chacun tout au long de la journée. Lorsque vous programmez un traitement, le salarié connaît déjà les étapes à mettre en œuvre. Si elles sont listées sur une fiche, il n'a plus qu'à cocher toutes les tâches effectuées dans la journée pour vous rendre compte du travail réalisé. « Pour que l'information passe bien, adaptez-vous à chacun de vos collaborateurs. Certains ont plutôt une mémoire orale, d'autres plutôt une mémoire écrite », signale Laurent Brault.

Donner des consignes ne veut pas dire pour autant enlever toute initiative au salarié. « Laissez-leur de la liberté dans la façon de réaliser les tâches demandées, ils seront plus efficaces », ajoute le formateur.

5. Jouez la polyvalence

Pour accroître la palette des compétences de vos salariés, faites appel à la formation. « Dans une petite équipe, la polyvalence apporte de la souplesse de fonctionnement. Il vaut mieux être plusieurs à pouvoir effectuer la même tâche pour se remplacer en cas de nécessité. Si une seule personne sait bien utiliser l'effeuilleuse, formez-en une seconde », conseille Laurent Brault. Pour que les remplacements soient possibles, il faut aussi que les informations soient partagées. « Il est plus facile de lancer une préparation de commande en l'absence du responsable si les cartons sont tous rangés dans un lieu de stockage identifié et qu'une fiche précise les réglages à réaliser ainsi que les fournitures à utiliser », détaille-t-il.

6. Combinez anticipation et réactivité

« Bien connaître ses temps de travaux permet de réaliser un planning prévisionnel indispensable pour optimiser les possibilités de l'annualisation et réduire les heures supplémentaires », rapporte Emmanuelle Rousseaux. Cela n'empêchera pas un ajustement de l'organisation à la semaine ou à la journée par la suite. « Tout ne peut pas être planifié. Mais ce n'est pas une raison pour ne rien programmer. En organisant une partie du travail à l'avance, vous gagnez en disponibilité pour faire face aux imprévus », indique Laurent Brault.

Les commandes, par exemple, n'ont pas toutes le même degré d'urgence. « Plutôt que de bousculer le travail chaque fois qu'il y en a une qui arrive, il est préférable de réserver un jour par semaine à la préparation de toutes celles qui ne sont pas urgentes. Cela évite d'agir dans la précipitation et le stress. C'est bien souvent dans ces conditions-là que surviennent les oublis ou les erreurs », conclut l'animateur Qualenvi.