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Soyez prévoyant ! Réservez votre stand tôt, entre neuf et six mois avant l'événement, comme à ProWein, en Allemagne. © MESSE DÜSSELDORF/TILLMANN
1. Réservez très tôt votre stand et votre hôtel
Les inscriptions ouvrent le plus souvent entre neuf et six mois avant le salon. Envoyez votre dossier rapidement. « Et dans des villes comme Bordeaux, Lyon ou Düsseldorf (Allemagne), réservez un hôtel dans la foulée », conseille Jean-Michel Guiraud. Ailleurs, réservez au moins trois mois à l'avance l'hébergement et le transport. Au dernier moment, les prix sont beaucoup plus élevés.
« Pour rentabiliser votre déplacement, prévoyez d'aller voir vos clients sur place juste avant le salon ou dans une ville où vous ferez une escale », suggère-t-il. Si vous souhaitez intégrer un stand collectif, contactez rapidement votre interprofession, car les places sont limitées.
2. Invitez vos clients
Un à deux mois à l'avance, prévenez vos clients par courrier ou par mail de votre présence sur le salon et envoyez-leur une invitation. Relancez-les juste avant pour savoir s'ils viendront et pour vous permettre de caler des rendez-vous. « Avec les professionnels, mieux vaut téléphoner à cette étape. La voix est importante », estime Jean-Michel Guiraud.
C'est le moment de donner un but à la rencontre : présenter des nouveautés ou faire le point sur les ventes. C'est également l'occasion de valider les vins qui intéressent vos clients. « Discutez-en avec eux et n'hésitez pas à envoyer des échantillons à l'avance. C'est une bonne façon de prendre la température du marché, qui peut changer d'une année à l'autre », souligne Laurence Allot.
3. Trouvez de nouveaux contacts
« Rassemblez des informations sur les marchés que vous visez. Renseignez-vous sur les styles de vins appréciés, les fourchettes de prix pratiquées et la distribution. Vous établirez ainsi une liste de clients potentiels à inviter qui pourraient être intéressés par votre offre », préconise Laurence Allot. S'il s'agit d'un salon de particuliers et que c'est votre première participation, cherchez une idée pour inviter des gens que vous ne connaissez pas. « Un vigneron a par exemple envoyé un courrier à ceux qui portaient le même nom de famille que lui dans la région. Il a eu de bons retours », raconte Florence Corre.
Puiser dans les adresses recueillies auprès des visiteurs reçus au caveau est également un bon rélfexe. Sélectionnez ceux qui sont originaires de la région où se tient le salon. Ils ont déjà goûté vos vins et peuvent amener des amis. « Pour différencier les clients que vous connaissez déjà des autres, utilisez des invitations de couleurs différentes. Souvent, les gens arrivent sur le stand en tenant l'invitation à la main. Cela vous aidera à adapter votre accueil », assure-t-elle.
4. Prévoyez les vins à amener
« Si vous avez beaucoup de références, faites un choix en fonction de la clientèle que vous visez. Sinon, amenez toute votre gamme », propose Jean-Michel Guiraud. Pour la dégustation, comptez une à deux bouteilles par jour et par référence. Prévoyez d'en garder une qui restera en présentation sur le stand.
« Dans les salons de particuliers, amenez des bouteilles à vendre, en ciblant au moins une référence à mettre en avant pour chaque segment de gamme. Pour les autres références, prenez des commandes », précise Florence Corre.
Si vous intégrez un stand collectif, l'envoi des bouteilles et de la documentation est en général groupé. Sinon, prévoyez le transport. À l'export, si vous ne partez pas en voiture, renseignez-vous sur les délais d'acheminement, et surtout de dédouanement, et trouvez un correspondant qui s'occupera de la réception et du stockage des vins dans de bonnes conditions de température jusqu'au salon.
5. Mettez à jour documentations et tarifs
Actualisez vos plaquettes de présentation et vos fiches produit, faites-en réimprimer si nécessaire. « Mettez une photo récente sur vos plaquettes, cela aidera les gens à se rappeler de vous », recommande Laurence Allot.
Pour l'export, faites traduire la documentation au moins en anglais. Prévoyez une boîte de cartes de visite avec votre nom en plus de celui du domaine. Mettez à jour vos tarifs et vos coûts pour négocier en connaissance de cause. À cette occasion, « n'oubliez pas de tenir compte des frais commerciaux, en incluant l'argent investi dans la participation à ce salon », recommande Jean-Michel Guiraud. Renseignez-vous également sur les tarifs pratiqués sur les marchés que vous visez. « Le but n'est pas de casser les prix, mais de créer de la valeur ajoutée », insiste-t-il. Notez bien les volumes disponibles pour éviter de vous engager avec des clients que vous ne pourriez pas fournir.
6. Des accessoires à ne pas oublier
Parmi les indispensables : un cahier où noter le résumé de chaque rendez-vous et les choses à faire en rentrant au domaine, une agrafeuse pour y joindre les cartes de visite des personnes rencontrées, une calculatrice, des ciseaux, du scotch, le câble d'alimentation pour l'ordinateur et des rallonges électriques. Prévoyez aussi quelques éléments pour la décoration du stand. « Et sur les salons de particuliers, n'oubliez pas le terminal de paiement par carte bleue en état de marche », rappelle Florence Corre.
Le Point de vue de
Daniel Bideau et Marie-Béatrice Giraud, domaine Bid'gi, à La Haye-Fouassière (Loire-Atlantique)
« Il faut compter un bon mois pour que tout soit prêt »
« Chaque année, nous participons au Salon des vins d'Angers ainsi qu'à ProWein, à Düsseldorf, en Allemagne, au sein du stand collectif d'InterLoire. Cinq à six semaines à l'avance, nous envoyons un courrier à nos clients avec une invitation. Nous attendons la dernière semaine pour les relancer par mail et savoir quel jour ils pensent venir nous voir. Seuls quelques-uns nous fixent un rendez-vous. Mais en trois jours, nous arrivons à rencontrer vingt-cinq clients à Angers et quinze à ProWein. Nous invitons aussi des acheteurs potentiels qui nous intéressent pour conforter notre réseau. Lorsque nous avons démarré, nous avions réalisé des tournées de prospection dans toute l'Europe. Nous puisons aujourd'hui dans les contacts glanés lors de ces voyages. Parfois, des collègues nous en donnent. Des acheteurs viennent aussi spontanément sur le stand, mais cela reste rare. Côté vins, nous préférons tout amener, en prévoyant trois à quatre bouteilles pour chacune de nos quinze références, car il est difficile de prévoir la demande. Nous y allons en voiture et nous pouvons tout transporter facilement. Nos plaquettes et nos fiches produit sont traduites en anglais, en allemand et en russe. Nous prévoyons d'en réimprimer si nécessaire. Lorsque nous décidons d'augmenter nos tarifs, nous les actualisons avant ces salons, ce qui nous permet d'en discuter en direct avec nos clients. »
